Integritetspolicy

1. Inledning

Välkommen till Hybriddesk. Den här integritetspolicyn beskriver hur vi behandlar personuppgifter när du besöker våra webbplatser, använder vår plattform för eventhantering eller registrerar dig till ett event som arrangeras med hjälp av Hybriddesk. Vi värnar om din integritet och arbetar med tydliga rutiner, minimerad datainsamling och EU-baserad lagring.

2. Personuppgiftsansvarig

Hybriddesk är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som rör vår egen verksamhet — exempelvis besökare på hybriddesk.io, kontaktförfrågningar och våra inloggade administratörsanvändare.

När du registrerar dig till ett specifikt event är det normalt arrangören (organisationen som skapat eventet) som är personuppgiftsansvarig för just den registreringen. Hybriddesk fungerar då som personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna enligt arrangörens instruktioner.

3. Vilka uppgifter vi samlar in

Vi samlar bara in uppgifter som behövs för att leverera tjänsten:

• Kontoinformation: namn, e-postadress och organisationstillhörighet för administratörer.
• Registreringsdata: namn, e-post, valfritt mobilnummer, deltagandeform (online/på plats), eventspecifika svar samt eventuella samtycken du lämnar.
• Inbjudningar: om du bjuder in en kollega lagrar vi den inbjudnes namn och e-post tillsammans med den unika inbjudningslänken.
• Teknisk data: sidvisningar, tidsstämplar och en pseudonym besökar-token för statistik. Vi använder inte tredjeparts spårningscookies.
• Kommunikation: innehåll i meddelanden du skickar via kontaktformulär eller e-post.

4. Rättslig grund

Behandlingen sker med stöd av:

• Avtal — för att kunna leverera plattformen och hantera din eventregistrering.
• Berättigat intresse — för säkerhet, driftloggar, bedrägeriförebyggande och övergripande statistik om plattformens användning.
• Samtycke — när du aktivt godkänner att vi eller arrangören får kontakta dig i marknadsföringssyfte.
• Rättslig förpliktelse — exempelvis bokföring och svar på myndighetsförelägganden.

5. Lagring och plats

Personuppgifter lagras i vår databas hos vår infrastrukturpartner med servrar inom EU. Loggar och säkerhetskopior hanteras likaså inom EU. Vi överför inte personuppgifter till länder utanför EU/EES utöver vad som kan krävas av enstaka tekniska underleverantörer — och då endast med EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller motsvarande skyddsåtgärder.

6. Hur länge vi sparar

Registreringsdata sparas så länge eventet är aktivt plus rimlig tid för uppföljning, eller tills arrangören väljer att radera. Loggar för säkerhet och drift gallras löpande, normalt inom 12 månader. Bokföringsmaterial sparas enligt svensk lag (7 år). Du kan när som helst begära radering, se avsnitt 9.

7. Mottagare och underleverantörer

För att kunna driva tjänsten anlitar vi ett mindre antal noggrant utvalda underbiträden:

• Hostings- och databasplattform inom EU.
• Leverans av webbplatsen via edge-servrar inom EU.
• Tjänst för utskick av transaktionsmail inom EU.
• AI-tjänster via en EU-baserad gateway när du som administratör aktivt använder AI-funktioner i plattformen.

Samtliga underbiträden är bundna av databehandlingsavtal. Vi säljer aldrig personuppgifter och delar inte uppgifter med tredje part i marknadsföringssyfte.

8. Säkerhet

Vi tar datasäkerhet på största allvar. All kommunikation mellan dig och våra tjänster sker över krypterade anslutningar. Åtkomsten till lagrad information är strikt begränsad och organisatoriskt åtskild så att varje kund eller arrangör endast ser sina egna uppgifter. Inloggning sker utan statiska lösenord — istället används engångskoder som skickas till din e-postadress. Känsliga systemhandlingar spåras och granskas internt av auktoriserad personal.

9. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt att begära information om, rättelse av, radering av eller begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Du har också rätt till dataportabilitet och att invända mot behandling som sker på grundval av berättigat intresse.

Eftersom arrangören oftast är personuppgiftsansvarig för eventregistreringar hänvisar vi förfrågningar som rör ett specifikt event till respektive arrangör. För övriga frågor — och för klagomål till oss — kontakta privacy@hybriddesk.io. Du har också rätt att lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

10. Cookies

Vi använder enbart strikt nödvändiga cookies för inloggning och session, samt en pseudonym besökar-token för aggregerad statistik. Vi sätter inga marknadsförings- eller spårningscookies från tredje part.

11. Ändringar

Vi kan komma att uppdatera den här policyn. Vid större ändringar informerar vi via plattformen eller per e-post. Aktuell version finns alltid publicerad på den här sidan med datum högst upp.

12. Kontakt

Frågor om policyn eller dina rättigheter: